De samenwerking begon met een uitgebreid IT assessment van de Microsoft 365 omgeving, security inrichting, werkplekken en applicatielandschap. Uit dat onderzoek volgde een heldere roadmap voor de overgang van de oude leverancier naar BCONN en voor het verbeteren van de basis.

Het overnemen van het dagelijkse beheer verliep vrijwel geruisloos: medewerkers merkten vooral dat er vanaf dat moment een duidelijk aanspreekpunt was en dat incidenten en vragen zichtbaar en gestructureerd werden opgepakt. De focus lag in deze fase volledig op stabiliteit, veiligheid en overzicht. Denk aan beter ingerichte security, strakkere endpoint configuratie, het professionaliseren van processen en het oplossen van achterstallige punten.

Met deze stabiele basis kon de Unie weer vooruit. En precies dát was de bedoeling: IT moest geen rem zijn, maar een aanjager van modern en efficiënt werken.

Zodra de fundamenten stonden, verschoof de samenwerking naar een veel strategischere vorm. In intensieve gesprekken met Mark Tegelaar en Lennart Heijman onderzochten we welke digitale verbeteringen de meeste impact konden maken op het werk van de Unie en op hun rol richting de waterschappen en stakeholders.

Daarbij ging het om het verbeteren en vereenvoudigen van de samenwerking, zowel intern als met waterschappen en ketenpartners en om het efficiënter maken van processen door meer automatisering binnen Microsoft 365, het Power Platform en nieuwe integraties. Tegelijkertijd werkten we aan een moderne werkervaring die past bij een toekomstgerichte organisatie, en aan manieren om technologie slimmer in te zetten zodat medewerkers sneller, consistenter en veiliger kunnen werken.
De Unie omarmde deze beweging opvallend snel en enthousiast.

Waar de organisatie in het begin vooral behoefte had aan rust en structuur in het beheer, ontstond gaandeweg een cultuur waarin medewerkers zélf met nieuwe ideeën kwamen. Dat zie je onder andere terug in vragen over integraties, automatiseringen, het verbeteren van werkprocessen en het verkennen van AI‑mogelijkheden.

Samen met het MT en de belangrijkste stakeholders hebben we inmiddels meerdere strategische IT‑sessies uitgevoerd. In deze sessies brachten we de gezamenlijke richting scherp in beeld: het versterken van samenwerking, het efficiënter inrichten van werkprocessen en het beter informeren van de organisatie. Deze drie thema’s vormen inmiddels de kapstok voor alle projecten en prioriteiten.

Vanuit die strategische lijn zijn diverse initiatieven gestart. Zo werken we aan een moderne CRM‑oplossing om contactbeheer te uniformeren en ontwerpen we een nieuw intranet op basis van Microsoft‑technologie om informatievoorziening en samenwerking te verbeteren. Daarnaast richten we ons op het automatiseren van terugkerende processen, het doorvoeren van verbeteringen in informatiebeveiliging en de ISO‑inrichting, en op optimalisaties in zowel werkplekken als telefonie. Ook wordt actief gewerkt aan de integratie van applicaties, zodat de keten van overleg, besluitvorming en communicatie beter wordt ondersteund.

Met deze ontwikkelingen verschuift IT steeds meer van een ondersteunende functie naar een strategische meerwaarde. Dat is precies de koers die de Unie van Waterschappen voor ogen had.