Uitdaging: Complexe en Tijdrovende Aanvraagprocessen

De klant werkte met een maatwerkoplossing die niet flexibel genoeg was. Dit bracht verschillende knelpunten met zich mee:

• Handmatige verwerking van aanvragen leidde tot vertragingen en fouten.
• Medewerkers hadden geen duidelijk inzicht in de status van hun aanvraag.
• Foutieve gegevens in aanvragen zorgden voor extra correctiewerk.
• Er was geen gestroomlijnde workflow voor goedkeuring en verwerking.

Oplossing: Een Geïntegreerd Self-Service Portaal

BCONN heeft een gebruiksvriendelijk en veilig portaal gebouwd binnen Microsoft SharePoint, volledig geïntegreerd met Power Automate en Azure Runbooks. Dit stelt medewerkers in staat om zelfstandig hun aanvragen te regelen, zonder tussenkomst van IT of HR.

Met het portaal kunnen medewerkers nu:
✔ Toegang tot systemen en gedeelde mailboxen aanvragen, met automatische goedkeuringsflows.
✔ Software en licenties regelen, zonder handmatige tussenkomst.
✔ Nieuwe medewerkers onboarden, waarbij accounts en rechten direct worden ingesteld.
✔ Out-of-office meldingen instellen voor zichzelf of een collega.
✔ Samenwerkingen starten door nieuwe Teams- of SharePoint-omgevingen aan te vragen.

Technische Implementatie

Het portaal is opgebouwd binnen Microsoft SharePoint en bevat:

• Power Automate-workflows voor automatische verwerking en goedkeuringsflows.
• Azure Runbooks voor het instellen van rechten en provisioning van accounts.
• Microsoft Lists voor een overzichtelijke opslag van alle aanvragen en statussen.

Resultaat: Snellere en Duidelijkere Werkprocessen

🔹 Minder handmatig werk en snellere afhandeling van aanvragen.
🔹 Duidelijk inzicht voor medewerkers in de status van hun aanvragen.
🔹 Automatische goedkeuringsflows, wat fouten vermindert en efficiëntie verhoogt.

Met dit Self-Service Portaal heeft de klant een toekomstbestendige oplossing die processen automatiseert en medewerkers meer controle geeft over hun aanvragen.