Ontwikkelen van een selfserviceportaal
Een van onze klanten maakt gebruikt van een facilitair pakket waarin medewerkers aanvragen kunnen doen. Naast aanvragen voor pennen, muizen en kabels kunnen zij hierin ook IT-gerelateerde aanvragen doen.
De klant loopt er echter tegenaan dat het pakket voor IT-doeleinden lastig is in te richten. Daardoor worden aanvragen half verwerkt en worden dus IT-zaken ook maar half verwerkt. Er is daarom behoefte om een geïntegreerd platform te gebruiken om de Microsoft 365 en IT-aanvragen van medewerkers te verwerken.
In kaart brengen van de wensen
We zijn gestart met het in kaart brengen van de wensen van de klant om ervoor te zorgen dat we dit systeem geheel of gedeeltelijk kunnen vervangen door een simpelere of beter oplossing. Tijdens deze inventarisatie kwam al vrij snel het “zelfredzaam maken” van medewerkers ter sprake. Daarbij was verder een van de wensen om informatie die nu in verschillende systemen staan centraal beschikbaar te stellen.
Sharepoint als basis
Sharepoint op zich is natuurlijk geen selfserviceportaal. Door Microsoft Forms en Powerapps in te zetten als aanvraagsystemen (denk hierbij aan gedeelde mailboxen, nieuwe mappen en bijvoorbeeld Teams) is het mogelijk dat mensen zelf hun aanvragen doen. De inzet van Power Automate wordt vervolgens gebruikt om de informatie uit Microsoft Forms en Powerapps te verwerken. Hier wordt bijvoorbeeld een approvalflow aan gekoppeld, zodat er niks zonder approval wordt uitgevoerd.
We hebben dit verder gecombineerd met Azure Runbooks zodat na de approval bepaalde resources automatisch in Microsoft 365 en Azure worden aangemaakt.
Sneller en beter
Het resultaat is dat er nu een volledig selfserviceportaal is ontwikkeld waarin alle medewerkers hun Microsoft 365 rechten en resources kunnen aanvragen. Dit zorgt ervoor dat geen extra systeem meer nodig is. Alles blijft binnen het Microsoft platform. Daarnaast is er geen tussenkomst van zowel de facilitaire als IT-afdeling meer nodig om resources aan te maken en rechten toe te kennen. Medewerkers kunnen dit vanaf nu via de SharePoint pagina aanvragen. Daarnaast zijn we bezig om alle generieke bedrijfsinformatie en de bekende “hoe werkt dit” vragen in een kennisbank te ontwikkelen. Uiteraard ook in SharePoint.
