Complexiteit

Om hen hierbij goed van dienst te zijn is het allereerst van belang om goed te doorgronden hoe de bedrijfsprocessen in elkaar steken. We zien al snel dat het om een ingewikkelde puzzel gaat met tal van zaken die met elkaar samenhangen. De informatie is verspreid over verschillende applicaties. Iedereen heeft zijn eigen werkwijze en dit maakt het lastig om informatie terug te vinden en over te dragen. De uitdaging zit er vooral in om alle informatie op een logische manier op te slaan en te verzamelen zodat de informatie vindbaar en overdraagbaar is. Daarnaast hebben we ook te maken met diverse wet- en regelgeving zoals de Woo, AVG en op het gebied van archief.

Logisch werken

Kijk, je kunt natuurlijk gewoon een gestandaardiseerde werkwijze opleggen. Topdown: “Zo gaan we vanaf nu werken.” Maar dat ligt hier lastig. Er werken professionals die graag toch op een eigen manier werken en een bestuur dat ook graag wil dat iedereen kan werken volgens een methode die hij of zij goed kent. Voor een verbeterd informatiemanagement is het belangrijk om hier rekening mee te houden om te voorkomen dat men de nieuwe werkwijze niet omarmt en er niks verandert. We kiezen er bewust voor om te bekijken wat de meest logische werkwijze is. Op die manier creëer je een natuurlijke flow om mee te gaan. Toch moet er ook dan nog wel ruimte zijn om een bocht te kunnen nemen, zonder dat dit de kwaliteit van data te veel benadeelt. Het is de kunst van ons om hierin een goede balans te vinden.

Draagvlak

Een belangrijke rol voor ons is om vooral om draagvlak te realiseren bij medewerkers. Door mensen te betrekken en gezamenlijk keuzes te maken. Door vanuit verschillende hoeken situaties te bekijken en te luisteren hoe zij hierin staan. Nodig hiervoor verschillende stakeholders uit zodat ook hun mening meegenomen wordt in het nemen van besluiten. Maar ook tussendoor even iemand tussendoor aanschieten bij de koffieautomaat kan heel goed werken. Zo kun je bijvoorbeeld de stemming peilen. Deze aanpak is weliswaar arbeidsintensief, maar voorkomt een hoop weerstand tijdens de implementatiefase. Je kunt helaas niet iedereen blij maken met de verandering, maar je minimaliseert de weerstand en zorgt er ondertussen voor dat de informatiehuishouding op orde komt.