Automatiseren onboarding medewerkers
Voor een commerciële organisatie is er behoefte om het onboarding proces voor nieuwe medewerkers te versnellen. Er wordt veel gebruik gemaakt van freelancers en elk uur dat zij niet productief kunnen zijn kost gewoon simpelweg tijd en dus geld.
Op de oude manier lees: alles handmatig om vervolgens 3 tot 5 dagen te wachten op een account en werkende laptop, was geen optie meer.
Profielen opstellen
Om dit probleem op te lossen zijn wij gestart met alle verschillende medewerker profielen te benoemen en daar vaste of dynamische karakteristieken aan toe te voeren. Dit zorgt ervoor dat een medewerker altijd in de juiste groepen valt voor toegang, applicaties en configuratie. Daarnaast zijn wij gaan onderzoeken welke stappen in het proces kunnen worden geautomatiseerd en waar dus tijdswinst valt te behalen. Dit hebben wij gedaan door een combinatie te gebruiken van onder andere Azure Automation Runbooks, Power Automate en Microsoft 365 (PowerApps, Forms en Sharepoint). Met als concreet resultaat dat er nu een volledig geautomatiseerde onboardingsstraat is ontstaan volledig op basis van Microsoft technologie. Dus zonder externe pakketten en dus lastige API koppelingen.
Flow aftrappen
Hoe gaat dit in zijn werk? Een manager vult een Forms (of PowerApps Form) in waarin hij een aanvraag doet voor een nieuwe medewerker. Dan start er een flow, waarbij Power Automate alle relevante informatie verwerkt in een approvalproces. De HR en facilitair manager controleren de aanvraag en keuren deze goed. Na goedkeuring start Power Automate de Azure Runbook welke de gebruikersaccount aanmaakt, de juiste informatie in het profiel zet en daarna de juiste access groups en applicatiegroups toevoegd. Er wordt een bevestigingmail verstuurd naar de juiste stakeholders.
Meteen aan de slag
Het enige wat de nieuwe medewerker nu nog hoeft te doen is zijn/haar laptop op te halen en in te loggen. Bottomline, wat eerst dagen duurde kan nu in een paar uur geregeld zijn. En de grap is nu… dit alles zonder tussenkomst van IT.
