Wat zie je als een rode draad tijdens cloud migraties?

In het algemeen zie ik dat bedrijven graag heel snel willen migreren naar de cloud. Daar gaat  veel aandacht naar uit. Als gevolg hiervan wordt vaak “as is” gemigreerd, zodat je in ieder geval in de cloud bent. Van daaruit wordt vervolgens gekeken welke voordelen dat daadwerkelijk heeft. Op zich is de migratie in technische zin dan gelukt. Maar om van een succes te spreken waarbij de voordelen van cloud benut worden door gebruikers, is een heel ander verhaal. Vaak wordt hier achteraf aandacht aan besteed door middel van adoptie en training. Tenminste… dat is de planning. Maar al te vaak zie ik dat IT alweer druk bezig is met nieuwe projecten waardoor training aan gebruikers er geregeld bij in schiet. Een gemiste kans, omdat zij dan juist geen leren maken van interessante features die hun werk gemakkelijker maakt.

Bij migraties naar Microsoft 365 en Teams zie je iets anders gebeuren. Iedereen gaat enthousiast aan de slag maar al gauw wordt het een rommeltje. Mensen maken voor van alles en nog wat een team aan, slaan op allerlei plekken data op en kunnen het later niet goed meer terugvinden. Dat zoeken kost tijd en helpt je niet in je werk. Ook het delen van documenten gaat vaak niet goed. Of men weet niet hoe dat moet. Vervolgens delen ze dan voor het gemak dan toch maar weer iets via Dropbox. Of over het delen van data van externen wordt niet goed nagedacht, waardoor je zelfs te maken krijgt met beveiligingsrisico’s om maar niet te spreken over een potentieel datalek. Niet goed.

Waarin kun je als IT dan verbeteren?

Door iedereen direct te betrekken bij het project. Informeer hen zo goed mogelijk over de migraties, de planning en wat dat voor hen betekent. Benadruk vooral de voordelen en nieuwe mogelijkheden die cloud te bieden heeft. Zo maak je mensen nieuwsgierig en voorkom je weerstand. Dat helpt enorm bij adoptie. Als je naar Teams migreert, bedenk dan vooraf heel goed welke afspraken je met elkaar maakt hoe je in Teams samenwerkt. Wanneer maak je een Team aan? Waar sla je data in Teams op? Wat doe je met data in SharePoint? Hoe deel je op een goede manier documenten? Maar spreek ook goed af wanneer een externe toegang krijgt tot bedrijfsinformatie. Het zijn lastige vraagstukken, dat begrijp ik ook wel, maar neem hier de tijd voor. En doe dat vooraf. Dit voorkomt een hoop narigheid achteraf.

Ben je dat wel eens tegengekomen?

Zeker. Je komt dan terecht in een wirwar van teams en informatie. Mensen kunnen niks meer vinden en de frustratie is groot. Je moet dan als IT echt orde op zaken stellen. En dat kost tijd. Heel veel tijd. Je moet alsnog met elkaar om de tafel om goede samenwerkingsafspraken te maken met elkaar. Hoe organiseer je de naamgeving van teams? Hoe bouw je een Team op? Moet er een projectcode bij? En zo kun je nog wel meer bedenken. Gebruik bijvoorbeeld voortaan templates zodat er uniformiteit ontstaat en je beter in control komt. Orde in de chaos scheppen.

Wat zou je iedereen willen adviseren?

Zorg dat je niet achter de feiten aan gaat lopen. Denk na, maak vooraf goede afspraken en betrek de business direct. Succesvolle cloudmigraties zijn niet alleen een IT-feestje. Dit advies lijkt een open deur, maar de praktijk laat geregeld zien dat hieraan hard voorbijgegaan wordt. Dus: eerst denken en dan samen doen. 🙂