Waarom opruimen en structureren? 

Een rommelige digitale werkomgeving kost tijd, zorgt voor frustratie én vormt een risico. Documenten zijn lastig terug te vinden, versies raken kwijt en gevoelige data blijft onbedoeld jarenlang bewaard. Bovendien staat zo’n omgeving verdere automatisering of AI-toepassingen in de weg. 

Een goed gestructureerde SharePoint- en Teams-omgeving is: 

• Efficiënter: medewerkers vinden sneller wat ze nodig hebben.
• Veiliger: gevoelige data wordt beheerd volgens beleid. 
• Schaalbaar: je omgeving groeit mee zonder uit de bocht te vliegen. 
• Slimmer te automatiseren: denk aan retentiebeleid, governance en AI-inzichten. 

Maar waar begin je? 

De meeste organisaties willen graag “iets met archiveren”, maar weten niet goed hoe ze het moeten aanpakken. Wij hanteren een aantal praktische uitgangspunten: 

1. Start met inzicht 

Wat is er allemaal? Welke Teams zijn actief, welke SharePoint-sites worden niet meer gebruikt? Welke documenten zijn oud, overbodig of dubbel? Zonder een goede scan begin je in het donker. 

2. Bepaal je bewaarbeleid 

Wat moet je bewaren, hoe lang, en wat mag weg? Dit verschilt per type document en afdeling. Denk aan juridische bewaartermijnen, maar ook aan het praktisch nut van oude projectdocumenten.  

3. Werk met metadata en labels 

Gooi niet alles in mappenstructuren van 8 lagen diep. Slim gebruik van metadata, labels en content types maakt zoeken én automatisch archiveren veel krachtiger. 

4. Richt Teams-governance goed in 

Voorkom dat iedereen zomaar een nieuw Team of kanaal aanmaakt zonder plan. Denk na over naming conventions, gasttoegang, lifecycle policies en provisioning. 

5. Automatiseer archivering en opruimen 

Met behulp van Microsoft Purview, retentiebeleid en Power Automate kun je veel processen rondom archiveren en opruimen automatiseren. Zo voorkom je dat je jaarlijks met de hand alles moet nalopen. 

Dit kun je allemaal automatiseren: 

• Verwijderen of verplaatsen van bestanden ouder dan X maanden 
• Automatisch archiveren van inactieve Teams 
• Informatieclassificatie op basis van documentinhoud 
• Waarschuwingen bij policy-overtredingen of datalekrisico’s 

Onze aanpak: samen opruimen, samen beheersen 

Wij helpen organisaties in projectvorm om weer grip te krijgen op hun digitale werkomgeving. We starten met een scan, stellen samen een slim beleid op, en richten de omgeving opnieuw in — inclusief automatisering, governance en training. 

Je bepaalt zelf of we je alleen de juiste tools aanreiken of het hele traject samen uitvoeren. Maar één ding is zeker: na afloop is je SharePoint- en Teams-omgeving geen digitale jungle meer, maar een overzichtelijke, toekomstbestendige werkplek.