Precies daarom zijn we bij BCONN steeds verder gegaan in het automatiseren van deze rapportages. Automation specialist Stefan de Heus is hierin een drijvende kracht. Hij ziet dagelijks hoe klanten worstelen met standaardrapportages die niet de inzichten leveren die nodig zijn om keuzes te maken. Automatisering geeft organisaties eindelijk grip, structuur en rust.

Handmatig rapporteren is simpelweg niet meer haalbaar

Zodra een organisatie groeit, groeit ook de IT omgeving mee. Nieuwe medewerkers, nieuwe cloudresources, nieuwe Teams, SharePoint sites, gastgebruikers en licenties: het stapelt zich snel op. Handmatig rapporteren wordt dan niet alleen een last, maar ook een risico. De informatie die je verzamelt is namelijk alleen actueel op het moment van verzamelen, en tegen de tijd dat het rapport op een bureau ligt, klopt het vaak al niet meer.

Stefan schetst het heel nuchter: zonder automatisering kun je onmogelijk alles bijhouden. Je loopt achter de feiten aan, je mist signalen, je ziet kosten niet aankomen en je hebt geen grip op beveiligingselementen die eigenlijk continu gemonitord moeten worden.

Hoe automatisering dit verandert

Met Azure Automation en Power Automate hebben we een manier ontwikkeld om rapportages volledig gecontroleerd, betrouwbaar en herhaalbaar te maken. Scripts halen automatisch gegevens op uit Microsoft 365 en Azure. Denk aan kosten per resourcegroep, inlogactiviteit van gebruikers, actief licentiegebruik, verbruik van SharePoint opslag, gastaccounts en mailboxen die bijna vol zitten. Alles gebeurt op vaste momenten, zonder dat een beheerder ervoor hoeft in te loggen of handmatig iets hoeft te verzamelen.

Power Automate zorgt er vervolgens voor dat de rapportages direct in een overzichtelijk format worden gezet en automatisch worden verzonden naar de juiste managers. Bij sommige klanten worden ze zelfs standaard opgeslagen op een beveiligde SharePoint locatie, zodat de informatie ook jaren later nog beschikbaar is voor audits.

Het mooie hiervan: het werkt altijd hetzelfde, de data is altijd actueel en iedereen krijgt precies de informatie die nodig is.

Voorbeelden uit de dagelijkse praktijk

Een rapportage die veel impact maakt, is het inzicht in Azure kosten. Voorheen moest een medewerker iedere maand door verschillende schermen klikken, bedragen opzoeken en die handmatig overnemen. Nu verzamelt een script alles automatisch via API’s en combineert het zelfs meerdere subscriptions tot één overzicht per afdeling. Daardoor kunnen organisaties intern eenvoudiger doorbelasten én zien ze meteen waar onverwachte kosten ontstaan.
Een andere veelgevraagde automatisering gaat over licenties. Het komt namelijk heel vaak voor dat medewerkers al maanden niet meer inloggen terwijl hun (soms dure) licenties vrolijk doorlopen. De automatisering controleert wekelijks wie nog actief is en stuurt automatisch een overzicht naar de manager, die vervolgens bepaalt of een licentie moet worden ingetrokken of herverdeeld. Dit bespaart structureel geld en voorkomt dat organisaties tientallen licenties onnodig laten doorlopen.

Ook het opschonen van de Microsoft omgeving gebeurt tegenwoordig vrijwel alleen nog via automatisering. Teams en SharePoint sites die niet gebruikt worden, mailboxen zonder eigenaar, gastgebruikers die ooit toegang kregen maar allang uit beeld zijn: het zijn typische voorbeelden van zaken die je handmatig nooit allemaal kunt bijhouden. Door ze maandelijks automatisch te laten inventariseren en voor te leggen aan de verantwoordelijke afdelingen, blijft de omgeving schoon, veilig en beheersbaar.

Zelfs kleine, maar belangrijke dingen, zoals het wijzigen van een standaard wachtwoord, worden geautomatiseerd bewaakt. Nieuwe medewerkers krijgen eenmalig een tijdelijk wachtwoord, maar het systeem blijft hen herinneren totdat het wachtwoord daadwerkelijk is aangepast naar een sterk en uniek exemplaar. Zo blijft de beveiligingsketen intact, zonder dat er iemand handmatig hoeft te controleren.

Wat levert het uiteindelijk op?

De voordelen laten zich gemakkelijk samenvatten:

1. Kostenbesparing
   Organisaties betalen alleen nog voor wat ze écht gebruiken. Ongebruikte licenties verdwijnen automatisch uit beeld, resources die niets doen worden snel opgespoord en onverwachte kosten worden direct zichtbaar.
2. Inzicht en controle
   Managers en IT teams krijgen maandelijks betrouwbare, actuele informatie. Ze weten precies wat er speelt en kunnen beslissingen nemen op basis van feiten in plaats van aannames.
3. Betere beveiliging en minder risico
   Door signalen vroegtijdig op te pikken, zoals gastaccounts, volle mailboxen of onveranderde standaard wachtwoorden, voorkom je incidenten en zorg je voor een veiligere digitale werkomgeving.

Conclusie: automatiseren is een absolute must

Wie zijn IT omgeving serieus neemt, kan niet meer zonder automatische rapportages. Het werk wordt er niet alleen makkelijker van, het wordt vooral betrouwbaarder, veiliger en veel kostenefficiënter.
Of zoals Stefan het samenvat: “Zonder automatisering ben je tegenwoordig nooit echt in control. Het kost te veel werk om het handmatig goed te doen en de kans op fouten is te groot.”