Hoe werkt het precies?

Informatie verzamelen met Forms

Het begint allemaal met een formulier. Via Microsoft Forms vragen we de benodigde informatie van de nieuwe medewerker op. Denk hierbij aan standaardvragen zoals contactgegevens en rol-specifieke details. Dit formulier is voor iedereen makkelijk toegankelijk via een SharePoint-knop. Handig, toch? 

Automatisering met Power Automate

Hier komt de magie van automatisering om de hoek kijken. Met Power Automate worden de antwoorden automatisch verwerkt. In deze fase wordt een goedkeuringsflow opgezet, zodat de juiste persoon binnen de organisatie snel groen licht kan geven. Heb je ooit gewenst dat je inbox automatisch dingen voor je regelde? Dit doet precies dat! Binnen de Power Automate-flow worden ook e-mails verstuurd naar andere afdelingen, zoals HR, die bijvoorbeeld zaken moeten regelen voor een nieuwe medewerker. 

Opslaan in Microsoft Lists

Zodra alles is goedgekeurd, worden de gegevens automatisch opgeslagen in Microsoft Lists. Hiermee houden we alles overzichtelijk en toegankelijk. Geen gedoe meer met losse documenten of mails die je kwijt bent! Bovendien is Microsoft Lists een ideale tool voor naslagwerk, zodat je eenvoudig informatie kunt terugvinden wanneer dat nodig is. 

Aanroepen van een Runbook in Azure

De laatste stap is dat de Power Automate-flow een runbook in Azure triggert. Dit runbook zorgt ervoor dat de medewerker volledig conform de wensen wordt aangemaakt in Microsoft 365. Bovendien bevat het runbook een mechanisme dat controleert of alles op rolletjes loopt. Als er iets niet goed gaat, krijgen we direct een melding, zodat we snel kunnen acteren.

Waarom is dit belangrijk?

Heb je je ooit afgevraagd hoeveel tijd er verloren gaat aan handmatig werk? Dit proces zorgt ervoor dat het onboarden van nieuwe medewerkers automatisch verloopt, zonder fouten, en met minimale inspanning van je team. En dat is precies wat je nodig hebt om je bedrijf efficiënt te laten draaien. 

Praktische Tips

Zorg ervoor dat je rechtenstructuur in orde is. Dat betekent dat alle toegang tot SharePoint, mailboxen en andere systemen vooraf goed geregeld moet zijn. Als dat klopt, loopt dit proces als een trein! 

Wat als er iets fout gaat?

Geen zorgen, we hebben een controlesysteem ingebouwd. Als er een fout optreedt of als iets afwijkt van het plan, krijgen we automatisch een waarschuwing per mail. Zo kunnen we direct ingrijpen en problemen oplossen voordat ze groter worden. 

Klaar voor de toekomst?

Dit proces is niet alleen handig nu, maar het bereidt je ook voor op de toekomst. Automatisering is de sleutel tot efficiëntie, en wij zorgen ervoor dat jij voorop loopt. Met tools als Power Automate en Azure Runbooks zet je een toekomstbestendige IT-structuur op.