De stap naar een moderne en geautomatiseerde backoffice

De wens van de organisatie was helder: een moderne backoffice die niet alleen registreert, maar actief ondersteunt. Een omgeving waarin processen naadloos op elkaar aansluiten, afdelingen automatisch worden geïnformeerd en medewerkers niet telkens zelf lijstjes hoeven bij te houden.

Daarnaast moest het systeem flexibel zijn. Projecten starten en eindigen op wisselende momenten, apparatuur rouleert voortdurend, medewerkers stromen in en uit, en contracten hebben harde looptijden. De nieuwe oplossing moest passen bij deze dynamiek, zonder extra afhankelijkheid van externe partijen.

Microsoft als fundament

In plaats van opnieuw te investeren in een traditioneel pakket, koos de organisatie ervoor om het volledige backofficeproces opnieuw op te bouwen met Microsoft‑technologie. BCONN adviseerde een oplossing waarin SharePoint, Forms, Power Automate en Azure‑gebaseerde rechten samenkomen tot één geïntegreerd systeem dat precies aansluit op de dagelijkse praktijk.

Bij deze technische realisatie speelde Dylan Stevenhagen, technisch specialist bij BCONN, een sleutelrol. Hij vertaalde de werkprocessen van de organisatie naar een robuuste, toekomstbestendige structuur en ontwierp de automatiseringen die de basis vormen van de nieuwe backoffice.

Processen automatiseren

De bouw van de nieuwe backoffice begon met het volledig begrijpen van de werkprocessen binnen de organisatie. BCONN werkte intensief samen met de verschillende teams om helder te krijgen hoe workflows werkelijk lopen. Met die kennis werd een omgeving ingericht waarin informatie centraal staat en processen zichzelf in stand houden. Wanneer een nieuwe medewerker wordt aangemeld, zorgt één formulier ervoor dat alle relevante teams automatisch geïnformeerd worden. HR krijgt een signaal over contractgegevens, Office Management weet welke hardware moet worden klaargezet en IT hoeft geen handmatige accounts meer aan te maken. Dat gebeurt automatisch op basis van ingestelde regels.

Ook projecten kregen een eigen intelligente structuur. Zodra een nieuw project wordt gestart, worden automatisch mappen aangemaakt, worden datums bijgewerkt en krijgen betrokken teams een melding. Voor middelenbeheer wordt direct vastgelegd wie welke apparatuur heeft en wanneer deze terug moet, inclusief automatisch gegenereerde bruikleenovereenkomsten. Zelfs operationele zaken zoals voertuigen reserveren, schade melden, toegang buiten werktijden aanvragen of lunches bestellen verlopen nu via één centraal systeem dat zelf bepaalt welke acties nodig zijn. Waar voorheen tientallen e‑mails en losse Excel‑lijstjes rondzwierven, is nu één gestroomlijnde omgeving ontstaan waarin niets uit het oog wordt verloren.

Resultaat: tijdwinst, betrouwbaarheid en nieuwe ideeën

De organisatie ervaart een enorme verbetering in de kwaliteit en snelheid van de backoffice. Waar vroeger veel handmatige controles nodig waren, kijkt de nieuwe omgeving dagelijks zelfstandig mee. Contracten die binnenkort aflopen worden automatisch gemeld aan de juiste persoon. Wanneer bewaartermijnen van persoonsgegevens zijn verstreken, ontvangt Legal een reminder om gegevens te verwijderen. Medewerkers ervaren meer controle omdat aanvragen direct worden opgevolgd door geautomatiseerde processen. IT hoeft veel minder handmatig werk te doen en fouten worden bijna niet meer gemaakt.

Interessant is dat de automatisering ook creativiteit aanwakkert. Doordat teams zien wat mogelijk is, ontstaan spontaan nieuwe ideeën voor optimalisaties. Alles voelt flexibeler dan in het oude systeem, waarbij elke wijziging afhankelijk was van de leverancier. De traditionele omgeving maakte plaats voor een moderne, schaalbare en beheerbare oplossing die meebeweegt met de organisatie. Processen verlopen sneller, medewerkers wijzigen minder handmatig en de afhankelijkheid van externe software is verdwenen.

Wat ooit een bron van frustratie was, is veranderd in een omgeving die vertrouwen geeft. De backoffice werkt nu zoals de organisatie dat nodig heeft: logisch, veilig, efficiënt en klaar voor verdere groei.