Mogelijkheden

In het figuur zie je een overzicht van uitgaven in het eerste kwartaal 2024. Ik neem je stap voor stap mee in het bewerken van deze data.

 

Om ervoor te zorgen dat Copilot jouw vragen goed begrijpt dien je data in een tabel te zetten, zodat Copilot weet dat daar data. Als je dat niet doet begrijpt Copilot jouw vraag niet en zie je de volgende melding.

Overzichten opvragen

Met de prompt “add a column that totals each row in ‘Type uitgave’” vraag ik aan Copilot om de totalen van iedere type uitgave van de maanden te weergeven in een nieuw kolom. Nadat de kolom is aangemaakt, laat ik deze toegevoegd worden aan mijn tabel.

Om de percentages van het type uitgave ten opzichte van het totaal inzichtelijk te krijgen, vraag ik het volgende aan Copilot “show me the percentages of each month in contrast to Totaal Q1”.

Suggesties krijgen

Om inspiratie te krijgen voor eventuele nieuwe kolommen van de data kun je Copilot naar suggesties vragen. Eenmaal een suggestie ontvangen is het mogelijk om meerdere suggesties op te vragen, zonder prompt, maar simpelweg door op voorbeeldsuggesties te klikken in het interactievenster.

Grafieken genereren

Om de kosten per type uitgave, per maand te weergeven in een staafdiagram, schrijf ik de volgende prompt “show me the total amount of Type uitgave for Januari 2024, Februari 2024 and Maart 2024 in a clustered column”. Je krijgt dan het volgende resultaat.

 

Ook hier kun je aansluitende om suggesties vragen, zodat je nog meer inzicht krijgt in de data uit de tabel. Copilot genereert hiervoor maximaal zes grafieken.

Markeren van data

Je kunt Copilot vragen om de hoogste of laatste type uitgave voor je te markeren. Je kunt zelfs vragen of deze dan in kleur wordt geaccentueerd. Toch niet tevreden over de markering? Je vraagt Copilot gewoon om de bewerking ongedaan te maken.

Zo zie je dat Copilot om eenvoudige manier kan helpen bij het maken van overzichten, grafieken en markeringen. Toch kan Copilot (nog) niet alles. Ik ben geregeld tegen onmogelijkheden aangelopen.

Onmogelijkheden

Allereerst dien je de data waarover je vragen stelt in een tabel te staan. Selecteer je een veld buiten de tabel dan begrijpt Copilot je niet. Iets vergelijkbaars geldt voor het genereren van grafieken. Deze brondata dienen in een Pivot tabel te staan, zoals een treemapdiagram, zonnestraalgrafiek of een radardiagram. Ik geef je nog wat voorbeelden van beperkingen die ik tegengekomen ben:

• Het is niet mogelijk om een aangemaakte kolom of grafiek te bewerken met prompts. Dit dien je handmatig te doen.
• Copilot verwijdert geen data op aanvraag. Je kunt slechts de laatste bewerking ongedaan maken. De voorwaardelijke opmaak is daarentegen wel aan te passen en terug te draaien met prompts.
• Copilot in Excel is alleen te gebruiken voor Excel-bestanden (.xlsx of .xslm) die op OneDrive- of in SharePoint-plaatsen zijn bewaard en waar ‘AutoSave’ is op ingeschakeld. Als je bestanden bewerkt die op je computer zijn opgeslagen of die een niet-ondersteund bestandstype hebben wordt de knop voor Copilot niet weergegeven.
• Prompts worden alleen begrepen in het Engels, andere talen worden nog niet ondersteund.

Dit zijn de huidige beperkingen, maar er de ontwikkeling en verbetering van Copilot gaan hard. Ontwikkelaars van Copilot werken hard aan het verbeteren van de functionaliteit, de nauwkeurigheid en gebruiksvriendelijkheid.

Ontwikkelingen Copilot

In de zomerperiode mogen we nog meer spannende features verwachten, zoals:

• Copilot werkt met data dat eruitziet als een tabel, zolang je maar een rij met headers hebt. Zo kun je sneller aan de slag met Copilot om je data te analyseren.
• De mogelijkheid om het invoervak overal te gebruiken op je Excel-sheet. Je hoeft dan niet meer telkens een cel te selecteren om Copilot te gebruiken. Copilot kijkt dan naar de dichtstbijzijnde tabel, of iets dat erop lijkt, op dezelfde sheet als waar jij bent. Zo kun je makkelijk met Copilot chatten, waar je ook bent op je sheet. Dat scheelt tijd en moeite. Ook dit is een nieuwe feature wat in juni geïmplementeerd is (en helaas nog niet voltooid op het moment van het schrijven van deze blog).

Copilt in Excel wordt dus steeds slimmer en krachtiger. Copilot begrijpt jouw vragen steeds beter, waardoor het steeds gemakkelijker wordt het voor jou aan het werk te zetten.

Wil je Copilot zelf uitproberen? Ga dan naar de website van Microsoft en meld je aan voor de preview-versie. Je zult versteld staan van wat Copilot allemaal kan!