Copilot analyseert de tekst op jouw slides en genereert relevante afbeeldingen, pictogrammen, diagrammen, animaties en overgangen. Het geeft je toegang tot een bibliotheek van voor gedefinieerde templates, thema’s en lay-outs die passen bij jouw onderwerp en publiek. Daarbovenop helpt het om jouw verhaal te structureren en te vertellen met behulp van tips, suggesties en voorbeelden voor iedere slide. Voor het gewenste resultaat moet je echter wel wat handigheidjes gebruiken. Aan de hand van een praktijkvoorbeeld laten we je zien hoe.

Copilot starten

Klik op het Copilot-pictogram op de werkbalk of druk op Ctrl+Shift+C om Copilot te activeren. Na het starten van PowerPoint kies ik een presentatie thema wat passend is. Deze is al vooraf ingevuld en dient dus aangepast te worden aan mijn informatie en voorkeuren. Dit ga ik aanpassen met Copilot.

Door gebruik te maken van de prompt: ‘create a presentation about Microsoft Copilot​‌’, wordt er een nieuwe presentatie gegenereerd over ‘Microsoft Copilot’.

De nieuwe presentatie bestaat uit 7 tot 12 slides met zelf gegenereerde informatie wat uit verschillende databanken is gehaald. De resultaten zijn beter als de plug-in ‘Web Content’ is geactiveerd, vanwege het zoeken van relevante data op het internet. De nieuwe presentatie heeft nog niet de gewenste opmaak, inhoud en structuur.

Tip 1: gebruik Word

Voor een betere inhoud van je presentatie is het verstandig om een Word bestand te gebruiken waar je vooraf informatie verzamelt over het onderwerp.

Met de prompt ‘create a presentation from /Copilot informatie.docx’, genereert Copilot op basis van dit Word bestand een betere presentatie. Het is overigens mogelijk om tot 3 bestanden te gebruiken als referentie. In het Copilot venster krijg je feedback over de nieuwe presentatie, de hoeveelheid slides, spreker notities en afbeeldingen.

Belangrijk om te melden is dat Copilot op basis van hetzelfde bestand toch telkens een andere presentatie genereert. Dit komt door de Large Language Model (LLM) waarmee Copilot jouw verzoek interpreteert, verwerkt en beantwoordt. LLM is een enorme databank met talloze verbintenissen tussen de data, waardoor Copilot telkens verschillende ‘interpretaties’ en ‘verwerkingen’ per verzoek genereert. Copilot maakt altijd gebruik van het LLM en levert als het ware de kennis en rekenkracht aan Copilot.

Na het aanmaken van de presentatie kun je desgewenst een slide toe te voegen. Door gebruik te maken van de prompt: ‘add a slide about (onderwerp)’, voegt Copilot een slide toe. Nu alle nodige slides aanwezig zijn en de inhoud klopt zien we dat het design niet goed is.

Tip 2: gebruik “Designer”

Dit is te openen via de knop in de werkbalk (naast de knop van Copilot) of door op de gekleurde tekst ‘Designer’ te klikken in de feedback in het interactievenster. Hiermee verschijnt het Designvenster met talloze suggesties en onderaan is er de mogelijkheid (knop met de tekst ‘See more Design Ideas’ om meerdere suggesties te ontvangen. Zo kun je het design per slide aan passen.

Wil je een andere afbeelding? gebruik de prompt ‘Add an image of (onderwerp)’. Wil je een andere structuur in de slides? gebruik de prompt ‘Organize this presentation’. Dan worden de slides ingedeeld in secties.

Als de huidige thema, je niet bevalt, dan kun je ook deze aanpassen. Kies dan voor de tabblad ‘Design’ in de werkbalk en selecteer de gewenste thema, dit wordt dan bij alle slides toegepast.

Tip 3: vraag een overzicht van alle prompts

Het kan handig zijn om inzicht te krijgen wat je allemaal voor vragen je kunt stellen. Je kunt hiervan een overzicht krijgen. Dat gaat als volgt: klik op het boekje in het schrijfvlak van Copilot, klik vervolgens op “View more prompts” en dan opent het venster met alle prompts.

Op deze manier kun je vrij snel toch een professionele presentatie laten genereren door Copilot. Hoef je dan echt nooit meer zelf een presentatie te maken? Of zijn er toch nog beperkingen op dit moment? Ik ben er toch een aantal tegenkomen.

Beperkingen Copilot voor Powerpoint

• Copilot verwijdert geen slides of afbeeldingen op aanvraag, dit zul je handmatig moeten doen.
• Copilot kan geen individuele tekst bewerken of creëren in de sprekersnotities, maar kan je wel omzeilen door Copilot in Word of Teams toe te passen.
• Copilot kan een nieuwe presentatie creëren, slides, afbeeldingen en animaties toepassen. Het bewerken ervan is niet mogelijk, dit zul je handmatig moeten doen.
• Het is mogelijk om te refereren naar een Word of pdf-bestand, om een presentatie te genereren. Het is niet mogelijk om te refereren naar personen, e-mails en meetings zoals in Word of Teams.

Er wordt echter hard gewerkt door Microsoft om Copilot telkens beter te maken. Een mooie feature die we binnenkort beschikbaar komt is dat je afbeeldingen kunt toevoegen vanuit SharePoint aan jouw presentatie die passen bij de huisstijl van jouw bedrijf.